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你已决定要举办一次活动。经过初步的成本估算，你认为有足够的资金，而且已为活动拨出了一笔专款。你确定了活动的目的，认为该活动值得你投资。你现在准备开始初步策划。在这个阶段，你要决定是否需要外请专业活动策划人士帮助、建立由本单位员工组成的活动筹备小组、确定活动类型和时间、从头到尾设想活动的全过程。
当策划重要活动时，大多数人只关注资金问题，而没有理智地思考相关问题。你应该知道在什么时候有些地方必须请专业人士协助，包括公共关系方面的人员、有创意的策划人员或者能帮助管理后勤的活动执行制作人。不要认为外请这些公关团队只是额外的花销和奢侈品，他们最终能帮你省钱，尤其是在关键时刻。例如，一个好的公关公司能协助你确定客人名单，确保被邀请的客人都能请到。他们也能协助举办新闻发布会和准备新闻资料袋，使你的活动得到众多媒体的关注。有创意的活动策划经理能给你提供一个战略性的活动策划纲要，包括计划、组织、后勤和谈判方面的要点以及能创造神奇的一些细节。活动执行能确保所有的设想成为现实，并负资消防和安全工作，办理各种相关的许可证和安保事务。
想象一下，城管或者消防队长站在门口，准备取缔你的活动，因为你没有相关的许可证，或者过多的客人挤在小会场里，或者活动没有达到所有的安全标准。这样会造成多大损失？又如，假设你举办的活动非常精彩，需要媒体进行大力宣传，但媒体却没有到场，损失有多大?再如，你的活动不太新颖，媒体报道说客人们还没等到甜点上来就匆忙退场了，这样损失有多大?你需要知道什么地方、什么时候请来专业人士为你出谋划策。这样做是多余的花销呢，还是明智的举动?所以，一定要把握好在必要的时候外请专业活动策划团队协助。
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