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作为长期服务于广东地区的广州专业活动策划团队，我们的团队总结，当你开始策划时，要对活动全面规划。并在一张类似后文所示的表格里列出你的要求。它能帮助你初步确定活动的流程，基本上清楚哪些内容需要包括在内。你可以把这个表格送到你考虑选用的各个地点，看看这些地点能否满足你的全部需要。
想象一下活动的整个过程，以便确定对时间和空间方面的要求(包括预留出活动初期的布置时间和活动结束时的拆卸时间)。了解一下需要哪些物品，并开始准备成本表。成本表要做到具体明确。如果你需要天花板有6米高才放得下视听设备和舞台布景材料，你就应该在表格里清楚地注明。你还必须安排提前布置和排练的空间。如果你需要将会议厅提前预订24个小时，以便你所设置的布景能保留到活动开始的那天，那你也要把这些要求清楚地写在表格里。如果你需要为演员准备一个化妆间，为员工准备办公室或为准备或摆放陈列品安排一个区域，那么一定要将你的一切需要告知场地管理部门。合同签订后，减少多余安排的空间比千方百计解决空间不足的问题要容易得多。
为了做到预算精确，你应该查看你的活动的所有方面，尽可能地把所有的成本都计算在内。在这个过程中，你会发现有很多事项都要纳入到成本中，要注意不断更新成本表，根据变化增减相关项目。随时清楚支出情况很重要，这样你就能够及时进行调整。
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