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我们龙喜文化的资深活动策划师们总结道，有条不紊和注重细节是举办一次成功活动的两个关键。活动策划执行者在活动中应当确保所有事情不出纸漏，凡事都按预定计划顺利进行。活动的组委会必须坚持既定的方针。如果花上一两个月的时去敲定一件事情，那将会导致活动的管理效率低下，你可以花上数个小时去设计一份有创意的邀请函，但如果这份邀请函没能及时打印出来以致错过了寄出的最后期限，后果将不堪设想，所以一旦你决定承担某项活动，接下来你就应当立即制定关键任务时问表。
活动策划执行者在制定关键任务时间表之前，你应当再次确认活动举办的时问，然后从那天开始向前排出所有人员应当做的事情。在一次筹款活动，活动计划和标志都在最后作临时改动，而工作人员差点没有及时一送到。在另外一次活动中当日划书都已经分发之后，计划书的插图才送达。而这些失误和差点酿成大祸的忽略正是由于计划不当和协调不力造成的。在筹备活动的整个过程中，你应当严格地执行每个时间段的安排，否则就容易导致多米诺骨牌效应，让人吃惊的是，有时一件看似微不足道的小事竟会对活动产生重大的影响。在一次筹款活动中，工作人员居然在活动开始前几分钟还在对座位的安排进行调整，以至于到后来他们完全没有时间再检查一遍，导致出现了令人尴尬的错误，一张桌子被同时分配给了两家公司，当工作人员忙着额外再去寻找一张桌子时，客人们只得站在一旁等待。糟糕的是，由于没有多余的桌布以及中央装饰品，最后增加的那张桌子放在那里和其他桌子显得极不协调，所以又只得将它撤下来。因为是在最后一刻接到了位置调整的指令，所以工作人员没能留出足够的时间检查重新安排的情况。你的目标是要在方案实施的前一天将所有事情完全定下来，好让每个相关人员有时间检查关键时刻的各种细节。你应该让每一个工作人员在活动开始的那一天处于精神饱满的最佳状态。
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